Komfortowe rozwiązania nie zawsze są tak samo efektywne - odważą się zmienić
Obecne odkrycia i niepowstrzymany rozwój rozwiązań informatycznych zmuszają właścicieli i menedżerów firm do dynamicznego dostosowywania się do ciągle zmieniającej się rzeczywistości. Wyprzedzanie konkurencji ma kluczowe znaczenie w tak konkurencyjnej dziedzinie, jak usługi tłumaczeniowe, dlatego niektóre z rozwiązań zarządczych wdrożonych jeszcze kilka miesięcy temu mogą być nieaktualne. Uparty opór wobec zmian może kosztować Państwa czas, pieniądze, a co najważniejsze - zaufanie klientów. Przekraczanie granic swojej strefy komfortu brzmi tak banalnie, ale niewątpliwie pozostaje prawdą - sukces leży daleko poza wygodą i zaufaniem, a jednocześnie nieefektywnymi rozwiązaniami.
Prawda kryjąca się za procesem decyzyjnym: kiedy naprawdę jesteśmy gotowi na zmianę?
Konkretny moment podjęcia tak ważnej decyzji i rozpoczęcia wprowadzania nowego systemu jest zazwyczaj trudny do zdefiniowania; w większości przypadków jest on rozciągnięty w czasie, co wiąże się z licznymi konsultacjami i dokładnym planowaniem. Niektórzy przedsiębiorcy po prostu czują, że znaleźli się w ślepym zaułku i po prostu nie mogą iść dalej bez zastosowania fundamentalnych zmian. Tak jak rodziny wyrastają z domów starców, tak firmy rozwijają się i potrzebują więcej przestrzeni - zazwyczaj zarówno dosłownie, jak i metaforycznie. Podczas gdy narzędzia MS Office stanowią doskonałą okazję do zarządzania firmą na początku, a mądre wykorzystanie ich funkcji sprawdza się w przypadku większości przedsiębiorców, może nadejść moment, w którym projekty tłumaczeniowe są po prostu zbyt skomplikowane, zbyt wiele osób jest zaangażowanych w ich realizację lub więcej niż jedna osoba musi mieć dostęp do danego dokumentu w danym momencie. Każdy z tych problemów może zostać rozwiązany poprzez wdrożenie profesjonalnego systemu zarządzania tłumaczeniami.
Przy wyborze systemu zarządzania tłumaczeniami należy wziąć pod uwagę następujące aspekty
Główną zaletą profesjonalnego systemu zarządzania tłumaczeniami jest to, że znacznie ułatwia on planowanie, zarządzanie zasobami, organizację pracy i delegowanie zadań do konkretnych współpracowników. Wraz z zaufanym zespołem powinniście Państwo zdecydować, jakie są podstawowe potrzeby Waszej firmy umożliwiające jej sprawne funkcjonowanie; śledzenie czasu pracy, kontrola kosztów, tworzenie harmonogramów, a może przechowywanie danych - cokolwiek to jest, należy skonsultować się z profesjonalistą i wybrać oprogramowanie, które najlepiej odpowiada potrzebom Waszej firmy. Zdecyduj, czy jeden program oferujący wiele funkcji jest naprawdę potrzebny (jak to mówią, im więcej funkcji, tym większe prawdopodobieństwo, że będziemy mieli do czynienia z problemami), a może Twoja firma powinna zadowolić się mniej i wybrać specjalistyczny program oferujący pomoc w ramach określonego zakresu usług. Takie oprogramowanie oferuje znacznie więcej niż typowe pliki Excel czy Word - spersonalizowane pulpity menadżerskie, możliwość dzielenia się danymi na poziomie zespołu i projektu oraz śledzenia postępów w realizacji zlecenia; niektóre systemy umożliwiają nawet wysyłanie wiadomości. Takie oprogramowanie wymaga jednak zazwyczaj uiszczenia miesięcznej opłaty obliczanej na podstawie liczby użytkowników faktycznie z niego korzystających. Taki wydatek należy traktować raczej jako inwestycję niż irytujący koszt - ma on przecież pomóc w organizacji pracy i zaoszczędzić czas. Po wstępnej instalacji może być wymagane szkolenie; upewnij się, że wszyscy twoi kierownicy projektu dokładnie rozumieją oprogramowanie i będą w stanie w pełni je wykorzystać.
Narzędzia oszczędzające czas i pieniądze; one istnieją, naprawdę.
Przesyłanie danych może być problematyczne - to prawda. Początkowe problemy będą musiały zostać przezwyciężone, a drobne błędy mogą wpłynąć na ukończenie całego projektu - to również prawda. Ale nic, co przychodzi łatwo, nie jest tego warte, a wysiłki inauguracyjne na pewno zaprocentują w przyszłości. Zmiany wpłyną nie tylko na ramy finansowe i czasowe - posiadanie pomocnego narzędzia, które wydobędzie to, co najlepsze z nowoczesnych technologii, jest kamieniem węgielnym funkcjonowania każdej firmy, która chce nie tylko nadążyć za konkurencją, ale pozostać dwa kroki do przodu.