Niedawno opublikowałem stanowisko w sprawie presji cenowej - wszechobecnej w branży tłumaczeniowej. Po tym, jak zostałem zalany podnoszącymi się opiniami, chciałbym omówić jeden z szeroko poruszanych problemów.

Wielokrotne, małe projekty tłumaczeniowe stanowią poważne wyzwanie, ponieważ również one - podobnie jak te złożone - wymagają kompleksowego zarządzania na wszystkich etapach realizacji. W każdym przypadku kierownik projektu musi ustalić datę rozpoczęcia i realizacji projektu (przy czym termin ten jest zazwyczaj wyjątkowo krótki), przygotować ofertę i zbudować odpowiedni zespół do jej obsługi. Rzadko też zdarza się, aby całkowite wydatki miały odzwierciedlenie w rzeczywistej wartości takich projektów.

​

Nie ma uniwersalnego rozwiązania mającego zastosowanie do wszystkich trudności związanych z mniejszymi projektami. Omówienie sposobu radzenia sobie z detaliczną sferą biznesu znacznie wykracza poza zakres tego stanowiska, dlatego pozwolę sobie krótko przedstawić kilka informacji na temat wielojęzycznych, małych projektów realizowanych z pomocą wielu dostawców. Istnieje jeden kluczowy element, który stoi za sukcesem biura tłumaczeń: skuteczne uczestnictwo w branżowym łańcuchu dostaw. Bycie aktywnym w tej dziedzinie wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami - jak np. obsługa dużej ilości małych projektów, z których wszystkie wymagają krótkiego okresu realizacji. Nie ulega wątpliwości, że zagwarantowanie Państwa klientom bezproblemowej obsługi wielu zleceń, wraz z bezbłędnym zarządzaniem operacjami i zapewnieniem jakości, nie jest zadaniem łatwym. Jak już wcześniej wspomnieliśmy, nie ma szybkiego rozwiązania problemu tego skomplikowanego przedsięwzięcia. Biura tłumaczeń mogą jednak próbować wdrażać zautomatyzowane procesy zarządzania projektami; ich wykorzystanie może przynieść ogromne korzyści, a wiele efektów jest natychmiast zauważalnych:

• Obniżenie kosztów dzięki zmniejszeniu liczby czynności wykonywanych ręcznie, ilości pojawiających się błędów i dezorganizacji. Wprowadzenie zautomatyzowanych rozwiązań pozwala na sprawną realizację tak prozaicznych zadań, jak przygotowanie oferty, rozliczenie, przekazanie zadań tłumaczom zgodnie z wcześniej ustalonymi zasadami, aż po dostarczenie gotowego tłumaczenia.

• Zdobycie nieocenionej wiedzy na temat procesów zachodzących w Państwa firmie. Podczas gdy wiele procedur przebiega w dużej mierze niezauważalnie, wprowadzenie tak rewolucyjnych zmian zmusza wszystkich do bliższego przyjrzenia się swoim standardowym procedurom. Taka wnikliwość daje wyjątkową możliwość sprawdzenia wszystkich metryk, wyników i raportów, stanowiąc wiarygodne i pomocne narzędzie w procesie podejmowania decyzji.

• Znacznie podniosło to satysfakcję klientów, wynikającą z wyjątkowo krótkiego czasu realizacji projektu. Dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu projektem, czas przestojów pomiędzy kolejnymi etapami tłumaczenia, edycji i korekty jest zredukowany do minimum, co gwarantuje krótszy czas realizacji zlecenia.

• Stworzenie "szytego na miarę" Portalu Klienta pomaga zwiększyć zaangażowanie klienta w projekt i przynieść oszczędność czasu. Korzystając z szablonów przepływu projektów, klient jest w stanie samodzielnie wybrać pożądany tryb realizacji projektu.

• Wdrożenie i wykorzystanie wszystkich powyższych rozwiązań przynosi ogromne korzyści, głównie finansowe, gdyż minimalizuje koszty zarządzania projektem.

Można by pomyśleć, że wprowadzenie takich rozwiązań jest bezproblemowe i przynosi natychmiastowy sukces. Jednak wdrożenie nowo opracowanych procesów - zwłaszcza w tradycyjnych przedsiębiorstwach - może być dość dużym wyzwaniem. Wynik takich przełomowych zmian na pewno się opłaci, ale trzeba pamiętać, że wymaga to masowej zmiany podejścia do pracy i etyki. Z naszego doświadczenia wynika, że istnieją cztery wytyczne, które mają fundamentalne znaczenie dla udanego przejścia do środowiska pracy opartego na zautomatyzowanych procesach:

• Przygotuj sięna rewolucyjne zmiany. Wdrożenie zautomatyzowanego zarządzania projektami rozpoczyna się znacznie wcześniej niż faktyczne wprowadzenie gotowego rozwiązania. Po podjęciu tej śmiałej decyzji o zmianie, określ wszystkie obowiązujące procesy - w tym wszystkie nie zapisane skróty, które działają na Twoją niekorzyść. Automatyzacja natychmiast ujawni wszystkie słabe punkty i wymusi opracowanie dokładnych reguł.

• Bądź nieustraszony. Zamiast koncentrować się na konkretnych obszarach, które mogą wymagać poprawy, spróbuj zobaczyć zmiany w ramach wielkiego obrazu. Opracowanie dokładniejszych i bardziej rygorystycznych wersji twoich codziennych procesów wymaga czasu i wysiłku; nie marnuj też czasu na przygotowywanie postępów na małą skalę. Myśl odważnie i nie obawiaj się rewolucyjnych zmian - mogą one wymagać niewiarygodnego wysiłku, ale przyniosą również nadzwyczajne rezultaty i jeszcze większe korzyści finansowe.

• Postępuj zgodnie zplanem. Ustalenie precyzyjnego planu obejmującego wszystkie etapy realizacji jest kluczowe dla pomyślnego wprowadzenia zautomatyzowanego zarządzania procesami. Nie próbuj odgryźć sobie więcej, niż możesz przeżuć - przygotuj strategię, w której poszczególne ulepszenia wprowadzane są stopniowo, krok po kroku.

• Znajdź swoich sojuszników. Automatyzacja służy podwójnemu celowi - ma być pomocna zarówno dla Twoich współpracowników, jak i klientów. Ta ostatnia grupa będzie wdzięczna za całodobowe świadczenie usług językowych, udostępnianych dzięki wykorzystaniu Portalu Klienta. Warto również zebrać dodatkowe informacje na temat zautomatyzowanych procesów realizowanych w firmach Państwa klientów; integracja obu systemów może przynieść ogromny postęp dla obu stron.

To, czego ludzie - czy to właściciele firm, czy klienci - zdają się obawiać najbardziej, to brak tzw. ludzkiego dotyku. Powszechne jest błędne przekonanie, że zautomatyzowane odpowiedzi i delegowanie zadań wydają się zbyt mechaniczne; istnieje jednak tak wiele opcji indywidualizacji, które pozwalają na tworzenie komunikatów idealnie dostosowanych do potrzeb klientów.

Automatyzacja procesów w Państwa biurze tłumaczeń ma zasadnicze znaczenie dla przyszłego, pomyślnego rozwoju firmy. Podczas gdy mogą Państwo niechętnie trzymać się tradycyjnych metod obsługi klienta i realizacji zleceń, Państwa konkurenci z pewnością nie będą aż tak chętni do pozostania w tyle. Potencjał strategii automatyzacji jest niezwykle duży, choć wciąż pozostaje on w dużej mierze niedoceniany. Takie rozwiązania mogą wymagać dużych zmian w myśleniu, wprowadzenia rewolucyjnych zmian i niesamowitej ilości pracy - ale w końcu zyskasz zarówno czas, jak i pieniądze, aby skupić się na innych obszarach wymagających poprawy.