Poufność w branży tłumaczeniowej - kwestia zaniedbana

Wycena przedstawiana klientowi zwykle zawiera kosztorys i przewidywany czas realizacji. Informacje te są istotne dla klientów, ponieważ często opierają oni swój wybór na tych dwóch parametrach. Jest jednak jedna rzecz, która jest często pomijana przez zleceniodawcę: poufność. Bezpieczeństwo danych uważamy za rzecz oczywistą. Rzadko zastanawiamy się, jak niebezpieczne może być dzielenie się informacjami. Czasami wymagana jest umowa o nieujawnianiu informacji. Niektórzy klienci proszą kierownika projektu o przedstawienie środków bezpieczeństwa stosowanych w firmie. Mimo to, większość z nich chętnie powierza swoje dane wrażliwe obcym osobom. W takich przypadkach, zapewnienie bezpieczeństwa danych zależy od nas. Przyjrzyjmy się bliżej lukom w systemie, które mogą stanowić poważne zagrożenie dla reputacji naszej firmy.

Jak rozpoznać treści, które powinny być traktowane jako poufne?

Uznanie poufności za rzecz oczywistą jest częstym błędem. Nawet w branży tłumaczeniowej nowicjusze popełniają podstawowe błędy. Warto przyjrzeć się bliżej dokumentom przekazywanym do tłumaczenia. Dokumenty prawne lub finansowe od razu sugerują, że zawierają informacje wrażliwe. Jest mniej prawdopodobne, że po otrzymaniu tekstu literackiego lub instrukcji technicznej podejmiemy niezbędne środki ostrożności. Jest to częsty błąd, ponieważ wszystko, co znajduje się w naszej służbowej skrzynce odbiorczej, powinno być traktowane jako poufne. Utwory literackie złożone przed publikacją powinny być za wszelką cenę chronione. Wyciek danych technicznych z profesjonalnych podręczników lub wytycznych może mieć szkodliwy wpływ na pozycję rynkową firmy lub jej dalsze wysiłki. Obsługa tłumaczeń medycznych wymaga najwyższej precyzji. Dotyczy to zarówno klientów indywidualnych, jak i firm. Karty rozładunkowe, formularze świadomej zgody, wyniki badań klinicznych - wszystkie one wymagają najlepszej ochrony.

​

Czasami klienci mówią głośno o swoich wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa danych - a większość biur tłumaczeń chętnie podpisuje umowę o zachowaniu poufności. Zanim jednak podpiszemy taki dokument, powinniśmy poświęcić czas na przeanalizowanie przedstawionej umowy. Upewnij się, że Twoja firma jest w stanie zapewnić odpowiedni poziom poufności. Bardzo często nawet nie zdajemy sobie sprawy, że nasza codzienna rutyna biznesowa narusza czyjeś prawa. Poniżej przedstawiamy skuteczne sposoby postępowania z poufnymi treściami podczas tłumaczenia.

Podnoszenie świadomości - czy łamiesz prawo, nawet o tym nie wiedząc?

Powszechnie wiadomo, że dzieląc się czymś w Internecie, nie jesteś w stanie całkowicie tego wymazać. Nawet jeśli usuniesz tekst źródłowy lub obrazek, nigdy nie będziesz wiedział, ile osób go zapisało na przestrzeni czasu i ile osób faktycznie już z niego skorzystało. Na pewnym poziomie możemy nawet nie być świadomi, że łamiemy prawo. Używanie narzędzi internetowych jest częstym błędem. Ich użycie w codziennej pracy jest kuszące: nie muszą być instalowane na naszym komputerze, są łatwo dostępne i zapewniają natychmiastowe wsparcie. Są one również dostępne za darmo, co obniża koszty utrzymania oprogramowania. Płacimy za korzystanie z narzędzi online czymś znacznie cenniejszym niż tylko pieniądze - a mianowicie naszymi danymi.

Aby uniknąć niezamierzonego ujawnienia danych, należy zapoznać się z warunkami korzystania z zasobów online. Sprawdzamy, czy wpisane informacje nie są przekazywane osobom trzecim, narażając je na kontakt z innymi osobami i firmami. Usługi tłumaczeniowe w chmurze mogą przynieść więcej szkody niż pożytku Twojemu przedsiębiorstwu. Świat poza siecią jest równie niebezpieczny; praca w miejscach publicznych i łączenie się z publiczną siecią Wi-Fi również stanowi potencjalne zagrożenie. Na ekranie komputera pojawiają się obce osoby, które rzucają się w oczy; przy dzisiejszej technologii zrobienie kilku zdjęć poufnych treści nie zajmie dużo czasu. Sami tłumacze nie muszą nawet wiedzieć o takim naruszeniu.

Warto też pamiętać, że narzędzia do tłumaczenia maszynowego, zwłaszcza te dostępne online, również stanowią zagrożenie dla bezpieczeństwa danych. Gromadzą one dane o użytkowniku i mogą zachować podane informacje w celu poprawy wyników tłumaczenia. Jeśli od naszej firmy wymaga się zachowania najwyższego poziomu poufności, być może warto w ogóle z nich nie korzystać.

Bezpieczna obsługa danych: korespondencja i udostępnianie plików

Czasami to właśnie nasz system poczty elektronicznej stanowi najsłabsze ogniwo. Jeśli korzystasz z autorskiego systemu - opracowanego specjalnie dla naszej firmy - zawsze upewnij się, że zapewnia on odpowiednią ochronę danych. Rozwiązania oparte na chmurze powinny być dokładnie zbadane. Sprawdź, kto ma dostęp do Twojej skrzynki odbiorczej - dane mogą być nawet narażone na kontakt z nieznanymi osobami trzecimi. Przesyłając poufne informacje za pośrednictwem poczty elektronicznej, należy dodać zastrzeżenie (zwane również informacją o poufności). Zazwyczaj zawierają one informacje o przypadkowej transmisji danych wraz z prośbą o usunięcie takiej wiadomości. W przypadku wysyłania dużych plików za pośrednictwem dostawców internetowych należy dokładnie zapoznać się z warunkami użytkowania. Zabezpieczyć pliki hasłem; zamiast umieszczać kod w wiadomości e-mail, udostępnić go podczas rozmowy telefonicznej. Te środki bezpieczeństwa są łatwe do wdrożenia, ale zapewniają zadowalające wyniki.

Obsługa ściśle poufnych treści - w profesjonalny i skuteczny sposób

Podpisanie NDA (umowy o zachowaniu poufności) zobowiązuje wszystkich profesjonalistów zaangażowanych w realizację projektu do zapewnienia najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Należy upewnić się, że tłumacze są świadomi zagrożeń związanych z korzystaniem z narzędzi online. Omówienie możliwych zagrożeń, jakie stwarzają rozwiązania oparte na chmurze. Dla firm realizujących wiele projektów wymagających ściśle poufnego traktowania, mamy inne rozwiązanie. Zastanów się nad stworzeniem prywatnego centrum transmisji danych - pomoże ono zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa. Dołóż wszelkich starań, jeśli chodzi o zabezpieczenie poufnych danych Twoich klientów. Przecież oni często dzielą się z Twoją firmą swoimi najcenniejszymi informacjami.