Kierownicy projektów powinni skupić się na tych zadaniach, które przynoszą realny zysk Twojej firmie, a mianowicie na negocjacjach ze specjalistami językowymi i klientami, rozwiązywaniu kłopotliwych kwestii i znajdowaniu odpowiednich rozwiązań, które satysfakcjonują obie strony konfliktu. Zmuszanie ich do zajmowania się wyłącznie zarządzaniem korespondencją i plikami jest czystą stratą czasu, której można by łatwo uniknąć w jednym kroku: wdrożeniu automatyzacji procesów. Zobaczmy, jak można to zrobić.

Automatyzuj tak bardzo, jak możesz.

• Automatyzacja to proste rozwiązanie dla wszystkich powtarzających się obowiązków, takich jak notowania, import analizy CAT, przydzielanie zadań specjalistom językowym, z którymi współpracujesz. Żadna z nich nie powinna stanowić kluczowego elementu codziennej pracy PM - powinna koncentrować się na monitorowaniu i zajmowaniu się poszczególnymi przypadkami.
• Realizacja projektu nie zależy od kierowników projektu, którzy wykonują wszystkie te zadania. Korzystanie z dostosowanych do potrzeb narzędzi online może mieć ogromne znaczenie, jeśli chodzi o śledzenie dostępności dostawców, terminów i marż.

Zachowaj kontrolę.

• Twoja praca będzie znacznie łatwiejsza dzięki powtarzalnym i naprawdę wymiernym procesom - ale ułatwienie pracy jest tylko jedną z wielu korzyści, które przychodzą wraz z dokładnym uporządkowaniem Twoich codziennych obowiązków. Przynoszą one powtarzalne, wysokiej jakości usługi, które sprawiają, że Twoi klienci czują się zadowoleni.
• Nie należy mylić automatyzacji z utratą kontroli nad wszystkimi tymi procesami. Wykorzystaj technologię na swoją korzyść i dokonaj odpowiednich zmian, które przekształcą ogólne narzędzia w rozwiązania dostosowane do potrzeb Twojej firmy i preferowanego rodzaju działalności.

Zachowaj ludzki dotyk.

• Dosłownie każdy etap realizacji tłumaczenia może być z powodzeniem obsługiwany przez zautomatyzowany system - od kalkulacji wyceny, po przydzielenie dostawcy i ostateczne złożenie gotowego projektu.
• Upewnij się jednak, że takie podejście nie zaszkodzi relacjom z Twoimi partnerami biznesowymi, klientami i specjalistami językowymi, z którymi współpracujesz. Zautomatyzowane e-maile mogą wydawać się bezosobowe, więc poświęć trochę czasu na przygotowanie spersonalizowanych szablonów.

Zmień "pchanie" na "ciągnięcie".

• Wykorzystaj wszystko, co mają do zaoferowania narzędzia online: daj swoim dostawcom możliwość pobierania plików z sieci zamiast poświęcać swój czas na pchanie wiadomości z plikami, projektami i zadaniami.
• Takie podejście znacznie ułatwi pracę wszystkim zaangażowanym stronom. Stworzenie środowiska, w którym każdy może pracować w dowolnym czasie, 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, wykonując swoje zadania w swoim własnym tempie, zamiast być stale przerywanym, z pewnością przyniesie wspaniałe rezultaty.
• Przekształcając podejście "push" w podejście "pull" można wyskoczyć w zupełnie nowy świat do przodu.

Projektować cele długoterminowe, realizować cele krótkoterminowe.

• Identyfikacja bieżących procesów w sposób kluczowy dla projektowania zupełnie nowych, zautomatyzowanych. Udokumentowanie obowiązujących procesów ujawni wszystkie skróty, o których nie wiedziałeś i które mają znaczący wpływ na Twoje wyniki.
• Automatyzacja wiąże się z rygorystycznymi zasadami i ścisłą odpowiedzialnością. Nawet jeśli brzmi to jak długi, wyczerpujący i wymagający proces - którym bez wątpienia jest - to jest to tylko etap w ewolucji Twojego biznesu. Bądź odważny i skocz w przyszłość.
• Nigdy nie odgryzaj więcej, niż jesteś w stanie rozgryźć. Określ wyraźnie, które obszary wymagają najmniejszego wysiłku, ale mogą przynieść natychmiastowe rezultaty - i skoncentruj się wyłącznie na nich. Po osiągnięciu zdefiniowanego wcześniej celu, przyjrzyj się bliżej swojej drodze do sukcesu. Zobacz, jak udało Ci się to zrobić i co mógłbyś zrobić, aby zrobić to szybciej i lepiej.

Kwestia automatyzacji obejmuje szeroki wachlarz zagadnień, a podejść do niej jest tak samo wiele. Właściwie wytyczone, powtarzalne i mierzalne procesy w znaczący sposób przyczyniają się nie tylko do większego komfortu pracy, ale także do spójności wysokiej jakości usług oferowanych przez Twoje przedsiębiorstwo. Mimo to, w obliczu procesów automatyzacji, wiele osób odczuwa niepokój z powodu ewentualnych problemów ze stabilnością pracy lub utraty kontaktu z klientem. Spróbuj spojrzeć na to w ten sposób: poprzez dostarczanie stabilnych, wysokiej jakości i szybkich usług, Twoja pozycja kompetentnego kierownika projektu stale rośnie. Automatyka jest po to, aby Ci pomóc, więc wykorzystaj w pełni nowoczesne technologie - jest po to, aby Ci pomóc, oszczędzić prozaicznej pracy i przynieść wyjątkowe korzyści Twojej firmie.