Obowiązki kierownika projektu są unikalnym połączeniem technologii, nauki i sztuki; w tym miejscu rygorystyczne procedury zderzają się z intuicją. Nawet jeśli wyniki pracy mogą być bardzo satysfakcjonujące, sama praca wymaga wykonania wielu prozaicznych zadań. O ile obowiązki te w jakiś sposób przybliżają wszystkich do pomyślnej realizacji projektu, to zazwyczaj nie wymagają ludzkiej uwagi. Należy zadać sobie niezwykle ważne pytanie: czy możemy zrobić cokolwiek, aby zredukować czas, wysiłek i środki finansowe, które są wkładane w działania przynoszące niewiele w zamian?
Prozaiczne miejsca pracy można jednak łatwo zidentyfikować. Czy przedstawione poniżej znaki dokładnie opisują dane zadanie? Jeśli brzmią nawiedzająco podobnie, stoisz przed problemem czasochłonnym i kosztownym:
- Brak rzeczywistej, trwałej wartości
- Kiedy to wszystko poszło na marne? Ocenić, co się zmieniło po zakończeniu zadania. Czy były jakieś zmiany? A może wszystko pozostało w tym samym miejscu? Jeśli tak, to nie było to warte twojego czasu i wysiłku. Czasami gwiezdne wyniki wymagają żmudnej, powolnej pracy - ale na pewno nie chodzi o sukces, gdy nie widać żadnych zmian.
- Powtarzający się
- Zadanie wykonane raz nie jest pracą prozaiczną - i nie staje się nią również, gdy zmierzymy się z nim dwa razy. Ale powtarzanie go codziennie przynosi niewielką realną wartość przy jednoczesnej kradzieży czasu.
- Automatyczne
- Czy zadanie może być wykonane przy użyciu maszyny? Jeśli mogłaby, to nie wahaj się nawet skorzystać z automatyzacji. Zasada ta nie ma jednak zastosowania, gdy wymaga ona ludzkiego wkładu, wiedzy i know-how.
- Podręcznik
- Ilekroć dane zadanie wymaga od przydzielonej osoby pomocy w jego wykonaniu, tracimy cenny czas i środki finansowe. Istnieje proste rozwiązanie w walce z ograniczeniami czasowymi: przygotuj szablony i postaraj się jak najbardziej ograniczyć zaangażowanie człowieka. Ich wiedza i wysiłek jest prawdopodobnie potrzebny gdzie indziej.
Zazwyczaj w przypadku nagłego zatrzymania rozwoju firmy jest jedna rzecz, którą przedsiębiorca powinien rozważyć w pierwszej kolejności: prozaiczna praca ograniczająca zdolność pracownika do odpowiedniego wykorzystania czasu spędzonego w pracy. Rosnąca liczba przygotowywanych projektów jest wielką oznaką wzrostu - może jednak przynieść jeszcze więcej problemów, gdy nie wiemy, jak radzić sobie z prozaicznymi zadaniami.
Zaprezentujmy kilka prostych kroków, które mogą być przydatne w ograniczeniu powtarzających się, żmudnych zadań:
- Wycelujmy w zadania, które przynoszą cenne, długotrwałe rezultaty. Tak, są pewne zadania, które po prostu trzeba wykonać, aby zapewnić nieprzerwane funkcjonowanie firmy. Nie wszystkie z nich wymagają jednak ludzkiego dotyku. Skoncentruj się na wdrożeniu technik automatyzacji i zobacz, jak wysiłek, który w to wkładasz, przynosi wymierne, trwałe rezultaty.
- Są też inne zadania, które wymagają uwagi i wiedzy kierowników projektów. Czy nie byłoby wspaniale, gdyby mogli oni skupić się na obsłudze klienta i zapewnieniu niezawodnego wsparcia Twoim dostawcom? Dzięki automatyzacji prozaicznych zadań będą mogli efektywnie zarządzać swoim przepływem pracy i zasobami czasowymi.
- Wszyscy jesteśmy ludźmi i popełniamy błędy - ale przy wsparciu niezawodnej technologii są one znacznie mniej prawdopodobne. Zautomatyzowane obliczenia i analiza plików prowadzona przez narzędzia CAT są Twoim najlepszym sprzymierzeńcem.
- Wybierz system, który ułatwi ustalanie jasnych reguł i ułatwi realizację określonych procesów. Twoi kierownicy projektów nie będą musieli przechodzić przez cały proces krok po kroku, a jedynie będą go nadzorować - dokładnie tak, jak powinno być.
- Pociągnij zamiast pchać, to proste. Ten biznes obraca się wokół komunikacji, ale są chwile, kiedy jest to największa przeszkoda na drodze do sukcesu. Wdrożenie miejsca, w którym Twoi dostawcy mogą znaleźć opis zadania i pobrać pliki, co skraca czas potrzebny do rozpowszechniania informacji.
Obecnie jesteśmy świadkami wielkiej zmiany w pomiarze efektywności pracowników: nie skupiamy się już na ilości wykonanej pracy, liczy się praca, której nie musimy wykonywać - taka, którą możemy skutecznie delegować na maszyny. Zmienia się rola kierownika projektu, ponieważ nie jest on już kimś, kto jest odpowiedzialny za realizację wielu zadań jednocześnie; nadzoruje, kontroluje i pomaga maszynom w optymalizacji procesu przepływu pracy.
Rozwój technik automatyzacji przebiega w niespotykanym dotąd tempie. Epoka, w której żyjemy, powoli przeradza się w taką, w której lenistwo jest bardzo chwalone - lub raczej powinniśmy powiedzieć, że lenistwo w inteligentny sposób ułatwia codzienną pracę. Oszczędzajcie czas, zasoby finansowe i wysiłek ludzki dzięki automatyzacji - i zobaczcie długotrwałe rezultaty tego podejścia.