Dokładne zbadanie osoby odpowiedzialnej za podział zadań - spotkanie z kierownikiem projektu
Zakres obowiązków kierownika projektu jest niezwykle szeroki. Kwestionuje on ich wiedzę zawodową, praktyczną wiedzę i umiejętności komunikacji interpersonalnej. Rzekomy szkodliwy wpływ wielozadaniowości na jakość jest szeroko dyskutowany. Jednocześnie kierownicy projektów muszą zajmować się wieloma problemami jednocześnie. Z dystansu ich praca wydaje się bardzo atrakcyjna - kto nie chciałby otrzymywać wynagrodzenia za kierowanie ludźmi w okolicy? Rzeczywistość jest jednak o wiele bardziej surowa. Do obowiązków takiego specjalisty należy nadzorowanie najbardziej wymagających etapów realizacji zleceń. Dystrybucja zadań - nie mówiąc już o ich redystrybucji - wymaga specjalistycznej wiedzy i pewnego zestawu umiejętności.
Kiedy w ogóle trzeba dokonać redystrybucji zadań?
W większości przypadków wystarcza dystrybucja zadań podstawowych. Dzięki temu cały zespół może współpracować i realizować przypisane mu zadania. Nawet przy najbardziej skrupulatnie zaplanowanych i przygotowanych projektach nie jesteśmy w stanie przewidzieć każdego pojedynczego wydarzenia. Zgodnie z prawem Murphy'ego, "Wszystko, co może pójść źle, pójdzie źle". Tak właśnie działa rzeczywistość; może być dość podstępna i przynosić pewne zaskakujące wzloty i upadki. Rzeczywistość nie dba o to, czy staramy się zakończyć projekt, który może być naszą "marką lub przełomem" w branży. Redystrybucja zadań jest najłatwiejszym sposobem na rozwiązanie każdego takiego problemu - jeśli tylko będziemy współpracować z odpowiednią liczbą specjalistów. Nieprzewidywalne wydarzenia w życiu projektu nie stanowią już zagrożenia, gdy utrzymujemy długotrwałe relacje biznesowe z wieloma lingwistami. Zanim zdamy sobie sprawę, jak wiele możemy stracić, obowiązki są ponownie przydzielane, a przepływ pracy nie zostaje zatrzymany. Kierownicy projektów muszą cały czas stawiać czoła takim wyzwaniom. Zdarza się to za każdym razem, gdy ktoś opuszcza projekt. Zdarza się to również wtedy, gdy lingwiści nie wywiązują się z zadań na czas lub ich wydajność nie spełnia pożądanych standardów.
Efektywna redystrybucja zadań - jaki zestaw umiejętności jest rzeczywiście potrzebny do prawidłowego podziału obowiązków?
W idealnym świecie, zakres obowiązków kierownika projektu byłby bardzo ograniczony. Mógłby on obejmować jedynie nadzór i koordynację pracy wielu specjalistów. Wymaga to jednak umiejętności znacznie bardziej wyrafinowanych niż oszałamiający czas i zarządzanie ryzykiem. Nawet jeśli dodamy do tego doskonałe zdolności komunikacyjne i wiedzę merytoryczną - to i tak nie wystarczy. Psychologia pozostaje dziedziną, która wciąż jest niedoceniana w zarządzaniu projektami. Poznaj swoich współpracowników. Zapytaj o ich wykształcenie, zainteresowania, etykę pracy i metody. Mogą być one niezwykle ważne w sytuacjach krytycznych, kiedy trzeba zwrócić uwagę na redystrybucję zadań. Kierownik projektu musi podjąć odważną decyzję w stresujących warunkach. Na horyzoncie pojawiają się terminy, a nadzieja na zmianę ustalonego terminu jest niewielka lub wręcz żadna. Musi on wybrać specjalistę, który poradzi sobie z napiętymi terminami i dużą ilością zamówień. Skuteczna redystrybucja zadań sprowadza się do dwóch rzeczy: szybkiej identyfikacji problemu i jego natychmiastowego usunięcia. Uwolnienie potencjału współpracowników może być korzystne dla was obu. Stresująca sytuacja może wydobyć to, co najlepsze w ambitnych, ale nieśmiałych osobach. Specjaliści ci zazwyczaj nie uznają ich prawdziwych zdolności - a twoim zadaniem jest wydobyć z nich to, co najlepsze.
Starannie dobieraj zespół, nadzoruj przebieg pracy - i nigdy nie zapominaj o docenieniu tego wysiłku.
Nowi specjaliści mogą mieć poczucie, że ich wiedza o zasobach ludzkich jest kwestionowana. Zazwyczaj okazuje się, że część zarządcza składa się z wielu etapów - i jest o wiele więcej pułapek do pokonania niż się spodziewano. Dystrybucja zadań wymaga natychmiastowego działania, szybkiego myślenia i gruntownej wiedzy o pracownikach. Ten ostatni element stanowi, ogólnie rzecz biorąc, podstawę sukcesu firmy. Po ponownym przydzieleniu obowiązków kierownik projektu nie może spocząć i czekać na wynik. Teraz nadszedł czas, aby nadzorować komunikację między specjalistami, rozwiązywać konflikty i problemy techniczne. Ich praca nie jest nawet zakończona po zakończeniu projektu i wysłaniu go do klienta. Dobry kierownik projektu zawsze pamięta o tych, którzy przyczynili się do realizacji zadania. Kiedy tylko na to zasługuje, okazuje uznanie i docenia wysiłek specjalistów. Przecież to oni pomagają Twojej firmie awansować w biznesie.